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“Wir sind im Homeoffice!” – So rockt psmedia COVID-19

Flexible Arbeitsstunden, Homeoffice, Vertrauensarbeit – was letzte Woche noch so manchem Chef Schweißperlen auf die Stirn trieb, ist seit wenigen Tagen vielerorts der große Rettungsanker. Wer kann, arbeitet zu Hause. Auch wir bei psmedia haben die Agenturtüren vorerst geschlossen und arbeiten nun im Homeoffice. Unsere Kunden und Partner werden das kaum bemerken, für uns bedeutet ein volldigitaler Alltag jedoch einige Umstellungen. Wir nehmen euch heute mit hinter die “Kulissen” und zeigen, wie HO für uns funktioniert.

Ausnahmezustand: Wir arbeiten zu Hause

Immer mehr Berufe lassen sich digital und somit ortsunabhängig ausführen. Als Social Media Agentur sind wir natürlich ganz weit vorne mit dabei, denn Internet gibt es heutzutage fast überall. Zwar ist Homeoffice bei psmedia noch eher die Ausnahme als die Regel, aber schon seit Gründungstagen kein Problem. Wie sonst sollte man den Handwerker, der sich “zwischen 6 und 23 Uhr” angemeldet hat, willkommen heißen können. Unsere Kollegin Xenia Wucherer, Content Managerin, arbeitet seit ihrem Umzug nach Berlin sogar komplett im HO:

“Als alter Hase des Home-Office-Lebens hat sich für mich durch die Umstellung gar nichts geändert. Seit einem Jahr arbeite ich schon von Berlin aus für psmedia. Ich spare Fahrtzeit und auch das Geld, das ich normalerweise ausgebe,  wenn ich mittags essen gehen würde. Da liegt für mich auch schon der einzige Haken: Die persönliche Interaktion fehlt mir. Dass nun alle Meetings online stattfinden und ich immer teilnehmen kann, ist da natürlich ein sehr positiver Aspekt.

Mein Tipp für HO-Newbies: Richtet euch einen festen Arbeitsplatz zu Hause ein. Es muss kein ganzes Zimmer sein, Hauptsache, ihr definiert für euch und eure Mitbewohner*innen, dass an diesem Ort gearbeitet wird und niemand stören sollte.”

Unsere wichtigsten Tools im Homeoffice

Damit Homeoffice für eine Firma und ihre Mitarbeiter gut funktioniert, ist neben einem soliden “New Work”-Gedanken vor allem auch die technische Infrakstruktur nötig. Womit sich gerade größere Konzerne jahrelang befassen, musste nun aus Sicherheitsgründen in Bezug auf COVID-19 vielerorts in wenigen Tagen umgesetzt werden. Da waren wir glücklicherweise schon etwas weiter. Bereits nach wenigen Tagen haben wir uns wunderbar eingespielt und sämtliche Meetings finden wie geplant statt. Diese Homeoffice Tools helfen uns dabei:

  • TeamViewer: Fernzugriff leicht gemacht! Ist das Tool auf dem Arbeits- und dem heimischen Rechner installiert, lässt sich einfach von zu Hause aus auf diesen zugreifen. Tipp: Derzeit könnt ihr die Privatversion auch für Berufliches nutzen. Während COVID-19 bekommt ihr TeamViewer kostenlos.
  • Slack: Das Chat-Tool unserer Wahl für die interne Kommunikation. Neben dem klassischen Chat ist Slack auch wunderbar für Konferenzcalls geeignet. Es kann direkt innerhalb zuvor angelegter Teams telefoniert werden. Die Qualität ist einwandfrei, egal ob via Laptop oder Smartphone-App. Als digitaler Meetingraum eignet sich alternativ auch Google Hangouts. Bei Bedarf sind hier auch Videocalls möglich.
  • Digital Phone App von o2: “… aber dann geht ja keine/r mehr ans Telefon!” – Doch, doch! Mit dieser App lassen sich Anrufe unkompliziert aufs Smartphone umleiten. Für eine Nummer können auf Wunsch mehrere Umleitungen eingerichtet werden. So können etwa zentral eingehende Anrufe stets von einem verfügbaren Mitarbeiter angenommen werden.
  • Trello: Projektbezogene Kommunikation organisieren wir schon lange via Trello. Es gibt unzählige Möglichkeiten, Boards und Listen anzulegen, um das gesamte Team jederzeit auf dem Laufenden zu halten und sich auszutauschen. Alternativen zu Trello sind etwa Asana oder Milanote.
  • Weitere Alltagshelfer: VPN, Microsoft Office, Google Docs, Dropbox, Skype

 

Homeoffice, Fluch oder Segen?

Die einen können sich zu Hause wunderbar konzentrieren, andere lassen sich nur zu gern von Haushalt, Nachbarn oder Netflix ablenken. Die eine liebt ihre heimische Ruhe, der andere braucht Großraumflair, um voll aufzudrehen. Nur in einer Sache herrscht Konsens: Unsere Kolleg*innen, die südlich der Elbe leben, machen drei Kreuze, derzeit nicht auf die S3 angewiesen zu sein. Welcher Typ ihr auch seid, momentan ist Homeoffice leider kein Wunschkonzert, sondern Pflichtprogramm. Wie wir die ersten Tage zu Hause erlebt haben? Wir verraten es euch:

Interne Kommunikation – Meetings im Pyjama

Bereits am Freitagabend war bei psmedia die Entscheidung gefallen, vorübergehend geschlossen ins Homeoffice zu wechseln. Viel Zeit für technische Recherchen blieb da nicht. Schon um 11 Uhr am Montag stand aber das erste digitale Meeting an.

“Als Social Media Agentur sind wir zwar schon lange sehr digital unterwegs, doch den gesamten Arbeitstag inklusive aller Meetings und Kundengespräche digital von zu Hause stattfinden zu lassen, bereitete auch uns ein schlafloses Wochenende. Wir freuen uns nun jedoch, wie reibungslos alles klappt und wie schnell sich unsere Mitarbeiter auf die ungewohnte Situation eingestellt haben.” Sagt Stefan Pieske, Geschäftsführer bei psmedia.

Und auch Julian Gramatke, Performance Manager bei psmedia, sagt:

“Ich bin positiv überrascht, wie gut unser kurzfristiger Umzug ins Homeoffice klappt. Bislang gab es weder intern noch in der Kommunikation mit unseren Kunden Probleme.”

Für unser erstes digitales Zusammentreffen war Google Hangouts das Tool der Wahl. Alles klappte reibungslos und stand einem Meeting im Konferenzraum in nichts nach. Wie viele unserer Kollegen tatsächlich im Schlafanzug daran teilgenommen haben, bleibt aber unser Geheimnis.

 

Mittlerweile sind wir für interne Konferenzschaltungen auf Slack umgestiegen, da wir hier ohnehin den ganzen Tag kommunizieren, und sich sehr unkompliziert innerhalb bereits angelegter Teams telefonieren lässt.

Kommunikation mit Kunden

Nicht nur intern, auch extern sind wir vorerst auf digitale Lösungen angewiesen. Hier ist Slack natürlich nicht geeignet. Neben E-Mail und Telefon setzen wir stattdessen verstärkt auf Google Hangouts. Es ist sehr intuitiv zu bedienen und bedarf weder spezieller Accounts noch Software. Eine kleine Einschränkung gibt es jedoch, so Sven Kloss, Head of Sales:

“Die Auslastung der Mobilfunknetze ist aktuell enorm, sodass es hin und wieder zu Internetausfällen kommen kann. Das erschwert natürlich die Kommunikation. Aber wir sind ja in derselben Situation und jede/r hat Verständnis.”

“Eine Tüte Zeit, bitte!” – Homeoffice mit Kind

Mit der Entscheidung ins Homeoffice zu wechseln ging auch die Hiobsbotschaft aller Eltern einher: Die Kitas und Schulen machen dicht! Wer schon einmal versucht hat, gleichzeitig Oma das Internet zu erklären und Shakespeare im Original zu lesen weiß, wie Homeoffice mit (Klein)Kind läuft. Für die Eltern unter uns ist es da ein Segen, dass psmedia generell eine enorme Flexibilität in Sachen Vereinbarkeit von Beruf und Familie an den Tag legt. Mathias Wagner, Content Manager bei psmedia, der aktuell seine kleine Tochter zu Hause betreut, sagt:

“Ich bin heilfroh, dass ich mir nicht – wie so viele andere momentan – Gedanken machen muss, wie ich Arbeit und Kind unter einen Hut bekomme. Dank psmedia kann ich beides vereinbaren: meine Arbeit erledigen und dennoch immer wieder nach dem Kind schauen und mit ihm spielen. Dass es vollkommen okay ist, dass ich dann auch mal etwas länger nicht erreichbar bin oder eher abends arbeite, hilft mir sehr.”

Sehen wir das Ganze positiv, denn Kinder freuen sich über so viel Zeit mit der Familie. Natürlich ist Homeoffice mit Kind eine Herausforderung, doch bei psmedia ist sie auf jeden Fall machbar.

home-office-mit-kind

 

Und noch jemand könnte sich wohl nichts Besseres vorstellen: Lizzy, Gatsby, Sam und Spike, die Vierbeiner der Agentur 💓

 

Lizzy muss zwar gelegentlich von der Tastatur verscheucht werden, trägt sonst aber enorm zum Wohlbefinden im Home Office bei 😉

 

Was nehmen wir mit?

Ja, die derzeitige Situation ist für uns ebenso eine Herausforderung wie für viele andere Unternehmen. Die Unsicherheit, wie es in den nächsten Wochen und Monaten weitergehen wird, spüren auch wir. Umso glücklicher sind wir, dass wir schon immer digitale Kommunikationslösungen und Tools eingesetzt haben, um unsere Abläufe zu optimieren. Der abrupte Ortswechsel war für uns entsprechend gut machbar. Natürlich fehlen uns schon jetzt die täglichen Gespräche mit Kolleg*innen in der Küche und auch das Tischtennisturnier muss gerade pausieren. Ansonsten wirkt sich das Homeoffice aber überraschend wenig auf unseren Agenturalltag aus.

Sehen wir es also als Chance, uns für die Zukunft zu wappnen: Werden wir noch digitaler und flexibler, lösungsorientierter und kommunikationsstärker. Wie sagte einst (letzte Woche) unser Geschäftsführer Oliver Schulz:

“Jede Krise ist auch eine Chance.”

Bleibt gesund und macht das Beste daraus!

Nora Ritzschke

Nora l(i)ebt Social Media! Ob Instagram, Pinterest oder Blogs, ob beruflich oder privat: Offline ist sie selten. Am liebsten surft sie mobile - innovative Apps sind genau ihr Ding!